מיילים מחוץ למשרד: כל מה שאתה צריך (ולא צריך) לכלול

בעולם העובד, ישנם מעט ראשי תיבות מבורכים יותר מאשר "OOO." מלבד היותם שער ההבטחה לקיום חסר דאגות, קביעת הודעה מחוץ למשרד בדוא"ל העבודה שלך היא דרך מעשית לאפשר לעבודה לעבודה וללקוחות לדעת שיהיה לך קשה להגיע - אם לא ניתן להגיע אליהם - בוודאות כמות הזמן. אז אמנם אין צורך להעלות על הדעת (אתה לא כותב רומן כאן), אבל זה משנה מה תכלול.

זה אולי מרגיש קצת מסורבל ורובוטי לכתוב מראש הודעה מחוץ למשרד, אבל זה הכרחי מועיל לכל מי שעשוי לנסות להגיע בזמן שאתה לוגם את מאי טאיס על החוף או מטייל במאצ'ו פיצ'ו. (בנוסף, הגדרת הודעה משם תעזור לך לנתק ולהירגע אם אתה מתקשה להשאיר עבודה בעבודה.) הנה מה לומר (ומה לא לומר) בתגובה האוטומטית של החופשה שלך.

קשורים: 9 דרכים לחסוך לחופשה שמגיעה לכם

1. כלול ברכה וכניסה.

כמובן, איך שתתחיל הודעת OOO תהיה תלויה בהעדפה האישית שלך ובסביבת העבודה שלך. בעוד ש"שלום "גדול אינו הכרחי לחלוטין, אתה צריך להתחיל איפשהו, וזה נחמד להוסיף מגע אנושי. אם קופץ ישר אל "אני כרגע מחוץ למשרד ..." מרגיש לך מוזר ומנותק מדי, הקל על זה בפשטות, "שלום לך" או "תודה על הדוא"ל שלך."

כך גם בחתימתך. אתם מוזמנים לעזוב את תאריך חזרתכם, אך אם זה הגיוני לסגור אתכם משהו כמו "תודה!", "הכי טוב, (שמך)", או "שיהיה סוף שבוע נהדר (או הכנס לחג כאן)!" בשביל זה.

2. כלול כמה זמן תהיה בחוץ.

ציין תאריכי התחלה וסיום: "אני נוסע בין התאריכים 7-7 ביולי ולא אבדוק דוא"ל. אני אענה להערה שלך ברגע שאוכל כשאחזור למשרד ב -8 ביולי. "(אל תשכח לכבות את מגיב החופשה שלך כשאתה חוזר!).

3. כלול אם תבדוק דוא"ל או לא.

הודעה רחוקה אינה מועילה רק כשאתה יורד לחלוטין מהרשת. יתכן שאתה נוסע לעבודה או לעבודה מרחוק, מה שהופך את התקשורת לספורדית ו- WiFi במצב נקי. אם לא תבדוק או תגיב להודעות דוא"ל, אמור זאת (ראה דוגמה לעיל). אחרת, כדאי להגדיר הודעה המזהירה אנשים שלא תהיה ניתן להגיע אליהם בצורה מהימנה בגלל נסיעות או התחייבויות באתר. הכל קובע ציפיות למי שמנסה להגיע אליך. לדוגמה: "תודה על ההערה שלך! אני אסע לצילומי תמונות עד 3 ביולי ואבדוק דוא"ל מעת לעת / תהיה לי גישה מוגבלת לדוא"ל ויכול להיות שאיטי להגיב. "

4. כלול כיצד להגיע אליך (אם בכלל).

אם תהיה זמין בכושר מסוים, תאר כיצד בדיוק ליצור קשר. לדוגמה: "אני לא בודק אימייל, אבל אם אתה צריך להגיע אלי מכל סיבה שהיא, אנא צור איתי קשר בתא שלי ..." או: "אם זה זמן רגיש, אנא אל תהסס לשלוח לי דוא"ל מחדש. בתאריך (תאריך תחזור) כך שבראש תיבת הדואר הנכנס שלי. "או:" לבקשות דחופות, אנא צרו קשר (שם עוזר, עמית, פרילנסר או משרד זמין אחר במשרד) כיסוי) ”. לפני שתכלול מידע ליצירת קשר של עמית לעבודה ב- OOO שלך, נקה אותם איתם - גם אם אתה הממונה עליהם, ראש בראש הוא עדיין נימוס נחמד.

5. הימנע מפרטים אישיים מיותרים.

אם אתם יוצאים לחופשת לידה או מתחתנים באותו סוף שבוע (!), זה בסדר בהחלט לכלול - אבל זה בערך עד ששיתוף אישי צריך לעבור בתשובה אוטומטית. חשוב על האופן בו אתה יכול להגיב להודעות שמישהו מזכיר יותר מדי פרטים אישיים. אתה רוצה שהאדם שבסופו יקבל א), בין אם אתה עונה לדוא"ל שלו, או ב), מתי הוא יכול לצפות לשמוע ממך. כל דבר אחר הוא כנראה TMI, אז שמור על זה פשוט.

קשורים:הדרך הטובה ביותר לחתום על דוא"ל, אם אתה רוצה תגובה מהירה