סליחה על העיכוב: טיפים בנושא תווי אימייל לתגובה איחור

כל מוצר שאנו מציגים נבחר באופן עצמאי ונבדק על ידי צוות העורכים שלנו. אם תבצע רכישה באמצעות הקישורים הכלולים, אנו עשויים להרוויח עמלה.

כל מי שנמצא עמוק בחובות אימיילים יודע עד כמה מלחיץ יכול להיות למישהו (או להרבה אנשים) תשובה. הם גם יודעים כמה קשה להתמודד עם המוזיקה, להחזיק את האישיות ולחץ על "שלח".

האם כדאי להכיר ולהתנצל על העיכוב, או לשחק בזה מגניב ולהתנהג כאילו שום דבר לא בסדר? אחרי פרק זמן מסוים, האם בכלל כדאי להגיב? לפני שאתה מתחייב נימוס דוא"ל פס פו, קרא את המנות הגדולות ביותר ואל תענה מאוחר להודעת דוא"ל, היישר משני מומחי נימוסים (ועוד כמה תשובות לדוגמא כדי להתחיל).

1. הכר אם איחרת להגיב או לא.

"החלט אם אתה מאחר או סתם מרגיש אשם", אומרת דיאן גוטסמן, מומחית לאתיקה, המחבר של נימוס מודרני לחיים טובים יותר ($9; amazon.com) ומייסד בית הספר לפרוטוקול של טקסס. "יש לך חלון 24 שעות ביממה, או יום עסקים אחד, כדי להגיב לדוא"ל שאינו חירום."

2. לרוב, כדאי להתנצל.

זה קורה, כולם מפספסים מועדים או שוכחים לכתוב חזרה - זה אף פעם לא כואב להכיר בזה לפני שממשיכים הלאה. "כשזה קורה, התנצלות היא הכרחית," אומר ג'ודי ר. סמית ', נשיא ייעוץ כללי התנהגות מנרסמית' ומחבר הספר

3. שמור על זה קצר ולעניין.

"מטרת הדוא"ל היא להיות מהירה, אינפורמטיבית ותמציתית. כך עליכם להתמודד עם הפיקוח על אי התגובה המיידית (במכוון או לא), ”אומר גוטסמן. אין צורך לחוות פיוטיות, לשתף TMI או להמציא תירוצים.

"ההסברים בדרך כלל רק בדרך", אומר סמית. "אין צורך ליצור מעשיות גבוהות, ובוודאי אין צורך באמת המכוערת."

אם אתה מתכוון להזרים לזה קצת אישיות, גוטסמן אומר ללכת עם משהו פשוט: "אני מצטער שלא חזר אליך מוקדם יותר. חקרתי את בקשתך והתעלמתי שלא במתכוון בתגובה מייד. "ותשאיר את זה בזה.

4. בחר את מילותיך בחוכמה.

כמובן שאם אתה קרוב לאדם השני, נימה נימה ודיבורית יותר מתאימה. גוטסמן אומר תגובה כמו "אה אלוהים, אני כל כך מצטער שלקח לך כל כך הרבה זמן לחזור אליך. אנא סלח לי! "זה נהדר למישהו שאתה קרוב אליו, אבל אולי לא להחלפת דוא"ל מקצועית עם הבוס שלך. חיית מחמד אחת שעומדת בפני מנהלים רבים היא כאשר דוח מגיב באיחור באמצעות סלנג כמו "רע שלי." זה מתגלה כקלוש או לא כנה. עדיף לדבוק במומחיות מקצועית כמו "התנצלות על העיכוב, אני אסתדר עם זה ויהיה עדיף להתקדם."

5. תפסו להיות טובים יותר.

לשלוח דוא"ל עם תאריך יעד, לשבת ולשבת בתיבת הדואר הנכנס שלך זה לא כיף - וזה גם לא נוח עבור האדם האחר. "וודא בעתיד לסמן דוא"ל חשוב כדי שלא יתעלמו מהם," אומר גוטסמן. "דחיינות בתגובה לא נעימה רק גורמת למצב לא נוח יותר."

מספר דוא"ל בנושא תגובה מאוחרת

אם פספסתם תאריך יעד חשוב, סמית אומר להחזיק אותו, אז אמרו תודה על סבלנותם:

"תסלח לעיכוב. אנו מסיימים את הפרויקט כעת ויהיה לך את כל המידע המבוקש על ידי COB מחר. תודה לך על הפעם הנוספת, מכיוון שהצלחנו לענות במלואן על כל שאלותיך ומצפים לדבר איתך בפגישה בשבוע הבא. "

אם מישהו שלח לך הערה ידידותית ללא תאריך יעד, אך הדבר מרמז על תגובה מנומסת, גוטסמן מציע:

"תודה על הדוא"ל הנדיב שלך לגבי הקידום האחרון שלי. עברתי משרדים בימים האחרונים והזמן התרחק ממני. אני מצפה להדביק אותך במיקסר של השבוע הבא. "

אם אתה לגמרי החמיץ מועד אחרון ל- RSVP, סמית אומר, "הפוך את הכאפה שלך למתוקה קצרה ומתוקה והתמקד במקום באירוע."

"אני מצטער כל כך על החמצת תאריך ה- RSVP שלך, כמובן שנהיה באירוע המיוחד שלך. יש לי כבר את השמלה שלי ובעלי מתכנן לנעול את נעלי הריקוד שלו. "

אם קיבלת חדשות רעות מחבר או קרוב משפחה ודחתה להגיב, סמית 'אוהב את הגישה העדינה הזו:

"המייל שלך הפתיע לחלוטין ורציתי לחכות עד שיהיה לי רגע שקט להגיב באמת. זו חייבת להיות תקופה קשה מאוד... "

הזמן היחיד שזה בסדר לא להגיב

"אם המייל הוא משהו שאין לך שום עניין בו (חשוב: פניות המוניות), או ממישהו אתה מעדיף לחסום, לחץ על 'מחק' ואל תחשוב פעמיים," אומר גוטסמן.

קשורים: כל מה שצריך (ולא אמור) לכלול בהודעת דוא"ל לא מחוץ למשרד