11 סודות להעברת חדשות רעות בעבודה

תן משוב במהירות אך לא מייד.
אל תחכה לסקירה שנתית שתוכל לקרוא לאזורי שיפור. שימו לב לנושאים במהירות כך שהפרטים יהיו טריים במוחכם. יום אחרי אירוע הוא המקום המתוק; עם קצת זמן מרגיע רגשות חמים מדי ומאפשר לך להתכונן ולהיות מתחשב יותר במילים שלך. "כרגע, לשני הצדדים תהיה תגובה חזקה ופחות מועילה", אומרת ג'ניפר פורטר, שותפה המנהלת של הארגון קבוצת בודה, חברת מנהיגות ופיתוח צוות. ביקורות שנתיות או רבעוניות צריכות לכסות יעדים ולהתמקד במשוב צופה בעתיד - למשל, מה מישהו צריך לעשות יותר או פחות כדי לקדם את הקריירה שלהם ("אם היית בקיא יותר בניתוח נתונים, אני יכול לראות אותך קופץ לשלב הבא רמה ”).

זכור את כוונתך.
חשבו מדוע אתם רוצים לשתף משוב מלכתחילה. "אתה עושה את זה כי אתה רוצה לעזור לאדם להצליח", אומר פורטר. באותה תקופה זה עשוי להרגיש פחות נדיב מזה - אתה עשוי לחשוב שאתה פשוט צריך לרסן הרגלים רעים או לתקן עבודה מרושלת - אבל כל סוג של משוב עוזר לצוות שלך ללמוד ולצמוח. אתה גם רוצה להרוויח את אמונם. "אם לא תעביר את המשוב, מישהו אחר יעשה ואולי לא יעשה עבודה טובה כמו שהיית עושה", אומר פרייאן בילימוריה, מנהל תחום הפעילות של אנשים ב-

שיתוף מיומנות, קהילת למידה מקוונת. במהלך השיחה, הביע את כוונתך. תגיד, "אני אומר לך את זה כי אכפת לי ממך, ואני רוצה שתהיה יעיל ככל האפשר."

חשוב על התוכן, לא על המסירה.
מנהלים רבים דואגים לאיך שהם הולכים לרכך את המכה במקום מה הם הולכים לומר, אומר פורטר. "זה כמו להתכונן לנאום ולהתמקד במה שתלבשי ולא בתוכן המצגת שלך," היא מציינת. שאלו את עצמכם "מה המסר העיקרי שלי? מה אני מקווה שהאדם הזה לוקח מהשיחה? מה אני רוצה שיקרה אחר כך? "תרשום מה תגיד ותתרגל במקלחת או על עמית לעבודה מהימן. אפס בהתנהגות או בפעולה, במקום לדון ברגשות ולתת דוגמאות קונקרטיות, כמו "שמתי לב שקטעת אנשים שש פעמים בפגישה ההיא" (לעומת "אתה גס רוח עמיתים לעבודה ").

קשורים: להלן הוראות כיצד לקבל לוח זמנים גמיש בעבודה

התחל עם שאלה.
הדיון צריך להיות דיאלוג ולא מונולוג. תגיד, "אשמח לנהל איתך שיחה כדי לשתף קצת משוב. זה בסדר? "זה טבע אנושי לומר כן, אבל על ידי בקשת רשות אתה יכול לחזק את הקשר, אומר פורטר. טקטיקה נוספת: האם האדם האחר יוביל את השיחה. תגיד, "אשמח לדבר איתך איקס. מה לדעתך עבר טוב? מה לדעתך לא? "תן לעובד שלך זמן להגיב. "במקרים רבים הם כבר יודעים איפה הם נופלים", אומר פראן האוזר, מחבר הספר מיתוס הילדה הנחמדה ($16; amazon.com). "כשאתה ממסגר את השיחה כשיתוף פעולה במקום ביקורת, הטון תומך יותר."

השתמש בפחות מילים.
היה ספציפי ככל האפשר. ביטויים מעורפלים או קלישאתיים ("אתה צריך לעבוד על הנוכחות המנהלית שלך") או משוב מצופה סוכר מבלבל את המאזין, ומגדיל את הסבירות שהוא יחמיץ את הנקודה שלך לגמרי. "אם אתה משתמש במאה מילים כדי לומר שמישהו החמיץ תאריך יעד, אתה מסביר יתר על המידה", אומר פורטר. ברגע שתעמיס על מילות מילוי ומרככים ("אני יודע שאתה עובד יותר מדי"), המשוב מתחיל להרגיש אישי והטיה יכולה לזחול פנימה, אומרת בילימוריה. במקום זאת, גש לעניין וציין את הדברים שראית. תגיד, "שמתי לב שפספסנו את המועד האחרון לשני הדיווחים האחרונים. מה קרה?"

אל תשקה את ההודעה שלך.
הרגל הנפוץ של הכנת משוב שלילי בין שתי פרוסות שבח עשוי להיות אינסטינקטיבי, אך זו אחת הטעויות הגדולות ביותר שמנהלים מבצעים, אומרת בילימוריה. הסתרת משוב בתוך מחמאות זורקות מוציאה את הכוח מדבריך. "אנשים רואים את זה בא; אז הם יבטלו את החיובי, יחכו לשלילה ולא יסמכו על מה שיש לך להגיד, "אומר פורטר. מה אתה יכול לעשות כדי להיות חביב אך ישיר: הביע את המשוב בחיוב, אומר האוזר. תגיד, "הרבה הולך טוב, אבל יש לי משוב בונה על כמה דברים שזקוקים לשיפור", או "יש לי עצות שעשויות לעזור לך."

קשורים: התמודד עם תיבת הדואר הנכנס שלך לטובה עם טיפים אלה לניהול דואר אלקטרוני של מקצוען

ספק הקשר.
למה אכפת לך שמישהו יספק עבודה באיחור? או שאינך מעצב מצגות בצורה מושלמת? התשובות עשויות להיות ברורות עבורך, אך עובד צריך להבין את הסיבה שמאחורי המשוב שלך. נסה להציב הערות ספציפיות בתמונה הגדולה יותר - לדוגמה, "כאשר המחלקה שלנו מאחרת בעבודה, היא משפיעה גם על צוותים אחרים", או "מתי הכספים שלך נראה כי הוא לא מיושר, זה יכול להעניק לאנשים חוסר אמון במספרים שלך. "הסבר מדוע המשוב שלך חשוב, אומר האוזר, יכול להקל על המסירה ו לשמוע.

היו אמפתיים.
קבלת הערות ביקורתיות קשה. "לא משנה כמה אתה מיומן במתן משוב. זה עדיין נעקץ ", אומר פורטר. אל תהיה קשה מדי, הקשיב לפרספקטיבה של האדם האחר והישאר רגוע. כמו כן, הימנע מהמילה "אתה" אם אתה יכול. "בחירות מילוליות עדינות יכולות לגרום לשיחה להרגיש כמו דיאלוג ולא התקפה", אומר האוזר. לדוגמה, במקום לומר, "זה מה שאני חושב שהיית יכול היה לעשות אחרת", נניח, "זה מה שאני חושב שאפשר היה לעשות אחרת."

עשה זאת פנים אל פנים.
מסירת חדשות קשות באמצעות דואר אלקטרוני או טלפון זה מפתה, אך מפגש באופן אישי (או באמצעות סקייפ או FaceTime) יעיל יותר, אומר האוזר. זה מאפשר לך לקרוא זה את הרמזים והכוונה הרגשית של זה. "להיות פנים אל פנים זו הדרך היחידה להבטיח שהאדם האחר יוכל לחוש את החמלה שלך", אומר האוזר. כמו כן, אם אינך יכול לראות את העובד שלך, יהיה קשה יותר לדעת אם הוא מוטרד או אפילו לשים לב לדברים שאתה אומר. "שב זקוף ושמור על קשר עין, לא משנה כמה קשה הוא להיות", אומר האוזר.

קבעו תוכנית מעקב.
סגור את השיחה עם דיון בצעדים הבאים. שאלו כיצד תוכלו לעזור ולהחליט יחד מתי עליכם לדבר שוב (ימים, שבועות או חודשים לאחר מכן, תלוי בנושא). ואז היכנס לאחר יום או יומיים כדי לראות איך האדם האחר מרגיש. טבעי שמקבל המשוב יתרחק מעט פצוע מהשיחה, גם אם זה היה פרודוקטיבי, אומר פורטר. "אתה צריך לתת לאנשים זמן לעבד", אומר בילימוריה. "המפתח למערכות יחסים חזקות הוא מעבר לאחור." כשאתה עושה זאת, תרוויח אמון, מה שמקל על שיתוף משוב בפעם הבאה.

זכור גם לשבח בשפע.
הפוך את המסירה של משוב חיובי לחלק מהשגרה שלך - אל תסחט אותו רק לשיחות לא נעימות. העניין הוא לא פשוט להציב אנשים או לתת לכולם גביע; משוב חיובי הוא כלי להתפתחות מקצועית. ראשית, זה בונה - מועיל לאנשים לדעת מה הם עושים טוב כדי שיוכלו להמשיך לעשות את זה. שנית, זה עוזר ליצור תרבות שפתוחה יותר לסובלנות למשוב, אומר פורטר. היה גם ספציפי כאן. תגיד, "אני מאוד אוהב את הדרך בה התמודדת עם האתגר הזה", או "אני מעריך שדיברת עם מחלקות אחרות כדי להשיג את הרכישה שלהם." ותגיד את זה לעתים קרובות. "על כל פיסת ביקורת, אתה צריך לתת לפחות חמש פרסי שבח," אומר האוזר. "זה מביא אנשים למקום בו הם משתוקקים למשוב."