5 טיפים לניהול דוא"ל

כל מוצר שאנו מציגים נבחר ונבדק באופן עצמאי על ידי צוות המערכת שלנו. אם תבצע רכישה באמצעות הקישורים הכלולים, אנו עשויים להרוויח עמלה.

שלב 1: צור תיקיות

כשאתה משתמש בתיבה שלך בתור אחסון ברירת מחדל, הוא הופך במהירות למגירת זבל דיגיטלית, מה שהופך למצוא את מה שאתה צריך מסובך, אומר פגי דאנקן, מומחה לפרודוקטיביות אישית באטלנטה. אתה יודע שאתה יכול למיין ידנית הודעות לתיקיות, אך האם הבנת שאתה יכול להגדיר פילטרים שמנתבים הודעות אוטומטית לבתיהם בתיקיות? לדוגמה, הודעות מפייסבוק יכולות לעבור ישירות לתיקיית מדיה חברתית. (Gmail עושה זאת באופן אוטומטי, אך באפשרותך להקים מערכת דומה עם שירותי דואר אלקטרוני אחרים.) אחרי הכל הודעות דואר אלקטרוני מסוג אחד, כמו עלוני מידע, מקובצות בתיקיה שלהן, אתה יכול למחוק אותן באמצעות אחת לחץ. מספר התיקיות שאתה עובד איתן וכיצד אתה קורא להן צריך להיות תלוי בצרכים שלך.

שלב 2: כוון רק 20 פריטים בתיבה שלך

כן ברצינות. עשרים הודעות אימייל פירושן שתוכלו לראות את כל התיבה שלך בלי לגלול. ברגע שאתה מתמודד עם הודעה, הקלד או מחק אותה. רק הודעות מהשבוע האחרון שעוד לא הגבת אליו שייכות בתיבת הדואר הנכנס שלך.

שלב 3: דבק בלוח זמנים

קריאת אימיילים פוגעת בפריון. עבור מקצועות שבהם תקשורת מתמדת חיונית, קביעת לוח זמנים עשויה להיות לא מציאותית. אבל אם אתה מסתכל על העבודה שלך קשה וארוך, אתה עשוי לגלות שאפשר לייעד את זמן הקריאה כל 60 או 90 דקות. הגדר התראות בלוח השנה שלך עד שאתה נמצא בשגרה. "אם מישהו צריך להגיע אליך, הוא יתקשר," אומר מרשה איגן, המחבר של גמילה מתיבת הדואר הנכנס וההרגל של מצוינות בדואר אלקטרוני ($20, amazon.com). אם אתה מדפדף על הודעות דוא"ל בטלפון שלך, סמן את אלה שאתה זקוק למעקב שלא נקראו כך שלא תשכח להגיב אחר כך.

שלב 4: התארגנו לפני שתקראו

בתחילת כל מפגש דואר אלקטרוני מתוזמן, מיין לפי השולח כדי לאתר הודעות מ- VIPs (הבוס, המורה של ילדך), ואז סרוק שורות נושא ומחק זבל ברור.

שלב 5: השב באופן אסטרטגי

האם אתה יכול לחזור תוך שתי דקות או פחות? עשה זאת מייד, אומר איגן. אם דואר אלקטרוני דורש זמן רב יותר, סמן אותו כך שניתן יהיה לטפל בו במהלך חלון מתוזמן בהמשך אותו יום או למחרת בבוקר. חוששים שתגובה ארוכה תוביל לרשת דואר אלקטרוני נמשכת? הגיע הזמן להרים את הטלפון.

טריקים מבפנים טכניים

שפר את חיי הדואר האלקטרוני שלך באמצעות כלים ידועים מעטים שהציעו מומחי IT בשלושה מספקי הדואר האלקטרוני המובילים.
Gmail: בטל שליחה
לא התכוונת להרביץ לשלוח? יש לך 30 שניות לחזור לדואר אלקטרוני זה. אז המשך הלאה!

איך ל: עבור אל הגדרות, ואז מעבדות ולחץ על הפעל תחת בטל שליחה. וואי!
יאהו: כתובות חד פעמיות
אם אתה שונא למסור את כתובת הדואר האלקטרוני שלך לאתרים אקראיים, צור כתובת חלופית שמעבירה הודעות לתיבת התיבה האמיתית שלך. אם הכתובת הרזרבית מקבלת דואר זבל, אתה יכול פשוט למחוק אותה.

איך ל: עבור אל גלגל ההילוכים בפינה השמאלית ולחץ על הגדרות, ואז על אבטחה, ואז על כתובות חד פעמיות.
Outlook.com: לטאטא
תכונה זו מאפשרת לך לזרוק כל הודעה בתיבת הדואר הנכנס משולח אחד (נניח, האקסית שלך או Groupon).

איך ל: פתח את אחד מהודעות הדואר האלקטרוני של השולח, לחץ על טאטא בראש המסך ואז לחץ על מחק הכל מאת.