עבוד פחות, חי יותר והיה יעיל יותר

האם אתה חושב על הזמן כעל אויב? האם אתה מרגיש שאין ליום מספיק שעות כדי לעבור על רשימות המטלות שלך? האם אתה עובד כל הזמן, אבל עדיין בפיגור עם הכל? האם אתה מרגיש שיש פער בין התפוקה שלך לתפוקה שלך מבחינת תוצאות והצלחות?

לאחרונה קראתי ספר על עקרון ה-80/20, ורציתי לחלוק איתכם כמה תובנות ממנו. הם רלוונטיים לאלה מאיתנו שנאבקים איתם ניהול זמן, פִּריוֹן-עניינים הקשורים, ואיזון בין עבודה לחיים. ב עקרון 80/20: השג יותר בפחות, ריצ'רד קוך - יועץ, סופר ומשקיע בריטי - מציע נקודת מבט ייחודית על שאלת הזמן הַנהָלָה. הגישה שלו היא לא בדיוק חגיגה של עצלות, וגם לא של מזל, קבלה או שחרור. במקום זאת, קוך מציע מאמץ אינטליגנטי, ממוקד יתר ומופחת. הוא מציע שנעבוד בצורה משמעותית יותר חכם, ופחות משמעותית.

סביר להניח שתכירו את עקרון ה-80/20. הוא ידוע גם כחוק פארטו, וכעיקרון המאמץ הקטן ביותר. הוא קובע כי חלק קטן באופן מפתיע מהמאמצים והתשומות (20%) מובילים ל-80% מהתוצאות שלנו. במילים אחרות, ישנה חלוקה סתמית ביותר של תשומות ותוצאות. במשתמע, העיקרון גם מצביע על כך שהרוב המכריע של המאמצים, הזמן והמשאבים שלנו מבוזבזים לחלוטין. אנו נוטים באופן טבעי להניח שרוב המאמצים שלנו מביאים לרוב התפוקות שלנו. אבל האמונה הזו היא כשל.

ההבטחה של קוך היא שאם נוכל להבין ולמנף את העיקרון הזה, נוכל לייצר שיפורים משמעותיים בתפוקה ובהצלחה - תוך כדי גם עובד פחות: "אם אתה יודע את 20 אחוז הסיבות שנותנות 80 אחוז מהתוצאות, אתה תעבוד הרבה פחות, תהנה יותר מהחיים ותרוויח הרבה יותר כֶּסֶף."

עקרון 80/20 מבוסס על מחקרו של הכלכלן האיטלקי וילפרדו פארטו (1848–1923). פארטו בחן דפוסים של חלוקת עושר והכנסה באנגליה של המאה התשע-עשרה. באופן לא מפתיע, הוא מצא שהם היו מאוד לא מאוזנים - כלומר, 80% מהעושר היה ברשותם של 20% מהאוכלוסייה. עם זאת, פארטו לא רק גילה שהעושר אינו מאוזן, אלא באופן צפוי בִּלתִי מְאוּזָן.

עקרון 80/20 חל על עסקים ועל כלכלות בכלל. לדוגמה, אם חברה יודעת ש-80% מההכנסות שלה הן תוצאה של 20% מהמוצרים שלה, או 20% מהלקוחות שלה, או 20% מפעילויות ספציפיות, זה יהיה חכם למקד את מירב המשאבים והאנרגיה ב-20% האלו החשובים ביותר. למעשה, המילה 'יזמות' מציעה בדיוק את זה: המונח נטבע על ידי הכלכלן הצרפתי ז'אן-בטיסט סיי בסביבות שנת 1800. סיי הגדיר את היזם כמי ש"מעביר משאבים כלכליים מאזור של פרודוקטיביות נמוכה יותר לאזור של פרודוקטיביות ותשואה גבוהים יותר".

יישום העיקרון על חייך האישיים

עקרון ה-80/20 ישים גם בחיינו הפרטיים - הוא יכול להיות שימושי בכל הנוגע להרגלי העבודה שלנו, ניהול זמן, מערכות יחסים ושגשוג כללי. בתרגום לתחום הפסיכולוגי, אנו עשויים גם לגלות שכ-20% מהפעילויות שלנו מביאות ל-80% מהפעילויות שלנו אושר. זה יכול להיות זמן בילוי עם חברים קרובים או משפחה, או זמן בילוי בטבע, או ביצוע פעילויות ספציפיות. גם בחיינו הפרטיים אנחנו יכולים לחפש את התשומות הקטנות שיש להן תוצאות גדולות. אנו יכולים להפיק תועלת בכך שאנו הרבה יותר סלקטיביים לגבי האופן שבו אנו מבלים את זמננו ועם מי אנו מבלים אותו.

אני בדרך כלל לא חובב מטפורות מחשב או שפה כלכלית ועקרונות המתורגמים לתחום הפסיכולוגיה. אחרי הכל, אנחנו לא עסקים, וגם לא מכונות. גם חשיבה על העצמי כישות יזמית אינה מועילה. ופרודוקטיביות ויעילות כערכים בפני עצמם הם לא הגביע הקדוש - למרות מה שתעשיית ניהול הזמן מנסה לומר לנו. אני מעדיף לשאוף יְצִירָתִיוּת במקום פרודוקטיביות, שיש לה קונוטציות תעשייתיות. המטרה שלנו לא צריכה להיות בצורה עיוורת לייעל את עצמנו ולמקסם את התפוקה והיעילות שלנו כל העלויות, אלא, להיות בעל אבחנה לגבי מה שבאמת חשוב לנו ולמקד את האנרגיה שלנו בו זֶה. גם אם נשפר את האפקטיביות שלנו, מה שבאמת חשוב הוא עדיין כיצד אנו מיישמים את היעילות שלנו.

עם זאת, אם נסתכל מעבר למטאפורות הקלט/פלט והאופטימיזציה, נוכל לראות שמה שקוך מדבר עליו הוא איך לבזבז את הזמן והאנרגיה שלנו בצורה חכמה יותר. וקוץ' הוא באמת קיצוני בכל מה שקשור לזמן. רובנו מרגישים חוסר זמן, כאילו אין ביום מספיק שעות. אנחנו מרגישים שתמיד יש יותר מדי ברשימות המטלות שלנו ופשוט אין מספיק זמן ביום כדי לעבור אותן. קוך טוען בדיוק ההיפך: אנו עמוסים בזמן, ומתבזבזים בהתעללות בו. יש לנו די והותר זמן. הבעיה האמיתית שלנו היא פשוט שאנחנו לא משתמשים בזה טוב.

אנחנו צריכים, הוא מציע, לחסל באופן קיצוני את כל הפעילויות בעלות ערך נמוך. אם נוכל לזהות את 20% מהפעילויות שלנו החשובות - בכל תחום שהוא - נוכל להתמקד בדיוק בזה ולשחרר את 80% הפעילויות הלא פרודוקטיביות. כתוצאה מכך, פתאום יהיה לנו הרבה יותר זמן פנאי וחשיבה לרשותנו: "אם נכפיל הזמן שלנו על 20 אחוז הפעילויות המובילות שלנו, נוכל לעבוד שבוע של יומיים ולהשיג 60 אחוז יותר מאשר עַכשָׁיו."

בונוס נוסף של גישה כזו הוא שכאשר אנו פועלים פחות, אנו חושבים יותר. ואנחנו חושבים יותר טוב. הרעיונות היצירתיים היקרים ביותר מגיעים אלינו כאשר אנחנו לא עסוקים יתר או לחוץ, אבל במצב נפשי רגוע יותר, מהורהר וקולט יותר.

אבל הנה גם הבעיה עם התיאוריה של קוך: רובנו כן לֹא אדונים אוטונומיים לחלוטין של זמננו. אולי יהיו לנו ילדים, שותפים ותלויים, ומשכנתאות שעלינו לשלם; אנו עשויים לעבוד עבור אנשים או מוסדות אחרים שמכתיבים את רשימות המטלות שלנו ו כּוֹחַ לבלות את זמננו בדרכים לא פרודוקטיביות. אנו עשויים גם לעבוד בצוותים ולהיות תלויים כל הזמן בתשומות של אנשים אחרים.

לכן, דרך מציאותית יותר להסתכל על עקרון 80/20 תהיה לחפש ליישם אותו בתוך מעגל השליטה שלנו. זה אומר להיות מאוד אבחנה לגבי מה אנחנו יכולים ומה אנחנו לא יכולים לשלוט, ואז למקד את האנרגיה שלנו בראשון. לאחר מכן נוכל ליישם את העיקרון על הפעילויות והחירויות שנמצאות בבירור בתוך מעגל השליטה שלנו.

אם נסתכל מקרוב על הרגלי העבודה ומיקוד המשימות שאנו יכולים לשלוט בהם, אולי נרצה לשאול את עצמנו את הדברים הבאים:

• איך אני מבלה את זמני ביום עבודה רגיל?

צייר תרשים עוגה ותן לכל פעילות נקודות אחוז כדי לדמיין את התובנות מתרגיל זה. לדוגמה, אתה עשוי להשקיע 20% מזמנך בביצוע אימיילים, 30% בהשתתפות בפגישות ובשיחות, 10% בכתיבת הצעות, 20% במחקר של עסקים חדשים ו-20% בגלישה באינטרנט. לחלופין, אתה עשוי לבלות 50% מהימים שלך בנסיעות, ו-30% בפגישות לקוחות ו-20% עם מנהל. או שאתה עשוי לבלות 20% מהיום שלך בכתיבה, 20% אימון, 40% הולכים לאיבוד במחשבה ובאינטרנט, ו-20% מרגישים אשמה על העובדה הזו וחוקרים דרכים לא לעשות זאת - כמוני. 😊

לאחר מכן, שאל את עצמך:

• איזה מפעילויות העבודה שלי הכי חשובות? מהם ה-20% שבאמת מובילים להצלחות שלי - איך שנוכל להגדיר אותן?
• כיצד אוכל להשקיע יותר זמן בפעילויות החשובות באמת?
• ואיזה מהפעילויות הלא מחוללות אני יכול למזער? לאילו פעילויות אוכל להגיד לא בעתיד?

כל זה כמובן קל יותר לומר מאשר לעשות. בכל זאת זה תרגיל מנטלי מועיל מאוד. ברמה הבסיסית ביותר, ניתוח 80/20 של הרגלי העבודה שאנו יכולים לשלוט עשוי לספק לנו מצפן - תחושה ברורה של סדרי עדיפויות וידע של מה חשוב ומה לא חשוב. מה שכן, להגיד לא לעסוקות חסרת טעם יכולה להיות משחררת מאוד. זה יכול לשחרר אותנו למצוא דרכים יצירתיות יותר לעשות דברים ולבלות את זמננו.

נקודה אחרונה אך מכרעת: אין להשקיע מחדש בעבודה את הזמן שאנו חוסכים על ידי יישום עקרון 80/20 על משימות העבודה שלנו. המטרה בתרגיל הזה היא בדיוק לעבוד פחות אבל יותר חכם. העניין הוא להשתחרר לקחת הפסקות, להירגע, לחשוב, פשוט להיות, להתחבר לאחרים ולעשות יותר דברים מזינים, ממריצים, מרגיעים את הנשמה - כל הדברים שגורמים לנו להרגיש חיים ומחוברים לעומק שלנו מַטָרָה.