7 הדיברות על תוויות הדואר האלקטרוני שכולם צריכים לבצע
"אל תשיב לכולם אלא אם כן כל אדם ברשימת ההפצה ההוא צריך לדעת מה אתה צריך לומר," אומר איימי סימטון, מנכ"ל Finesse Worldwide. היא מציעה לבדוק את השמות ברשימה ולהשיב רק למי שדורש את תגובתך בפועל. משמעות הדבר יכולה להיות תשובה רק לשולח או לשלושה מתוך שבעת הנמענים. ואם המנהל או הקולגה שלך רוצים להיות מועתקים למשהו, כבד את בקשתה.
תשובות מהורהרות יכולות לחסוך לאחרים זמן. "בין אם זה מסיבות עסקיות או חברתיות, אנשים יתחילו להתעצבן מזרם חסר חשיבות דוא"ל כי הם חייבים לעצור כדי לפתוח אותם, "אומרת דיאן גוטסמן, מייסדת בית הספר לפרוטוקול בטקסס. אז חשוב פעמיים לפני שאתה עונה לכולם "לא מצליח", בפעם הבאה שאתה מוזמן לבראנץ '.
שורת נושא טובה מסייעת למקבלים לתעדף דוא"ל, אומרת ליזי פוסט, מנחה משותף של הפודקאסט Awesome Etiquette. לא משנה מה תעשה, אל תשאיר את זה ריק. בעת יצירת שורת נושא, הפוך אותה לספציפית ותמציתית, וצפה באיות ובדקדוק שלך. "זה הדבר הראשון שאדם מבחין בו," אומר פוסט.
קשורים: ארגן את חיי העבודה שלך בחמישה שלבים פשוטים
מכיוון ששורת נושא אמורה לשקף את תוכן הדוא"ל, מומחים ממליצים לעדכן את שורת הנושא ככל שהשיחה זורמת. הימנע משורות נושא שעשויות להמעיט בערך הדחיפות של הדוא"ל (חשוב: "שאלה מהירה" לכותרת א בעיית עבודה גדולה) או לגרום למישהו לפספס הודעה שהיא חושבת שהיא כבר קראה, מסבירה גוטסמן. היא מציעה להתחיל פתיל חדש אם הודעת דוא"ל רחוקה מדי מההודעה המקורית.
בעוד שמומחים לא מסכימים על זמן תגובה מתאים לדוא"ל, הם מסכימים שכמעט כל דוא"ל ראוי לתשובה. אם די בתשובה פשוטה ("הבנתי, תודה" או "נשמע כמו תוכנית טובה") נסה להשיב ברגע שתקרא דוא"ל.
לפעמים אימייל דורש מידע שיכול לקחת כמה ימים לאיסוף - אך זה לא אומר שמותר לך להשאיר אנשים תלויים. "תודיע להם שקיבלת את הדוא"ל שלהם ויחזור כשתוכל", אומר סימינגטון.
זכור להשתמש בהודעת תשובה אוטומטית אם אתה נוסע או מחוץ למשרד, היא מוסיפה, כך שאחרים יידעו שהם לא צריכים לצפות לתגובה.
"וודא שאתה מועבר לאנשים הנכונים מהסיבות הנכונות," אומר פוסט. לפני שאתה מעביר, הערך את הרגישות של התוכן - הכולל קבצים מצורפים ושמות ופרטי קשר לכל מי שקשור להודעה. יש אנשים שיעדיפו שפרטי הקשר שלהם יישארו פרטיים. אם פתיל מכיל יותר מדי נקודות מפורטות לדיון, התחל דוא"ל חדש.
קשורים: כיצד להתמודד עם 5 מצבי עמיתים מרגיזים במיוחד
כולנו היינו שם. נגיף תופס ולפני שנדע אותו, אנו שולחים את סבא בקישורים שיגרמו למישהו להסמיק. אם אתה מקבל את הנגיף בעליל, הודיע לקורבן שאולי לא יהיה קשור למתרחש. "רק תגיד 'רציתי ליידע אותך שזה קורה'", אומר סימינגטון. "זה דבר נחמד לעשות."
אכפת לך לעשות רושם טוב באופן אישי, אז מדוע לא להחזיק את הפרסומת שלך בדוא"ל לאותה תקן? "דוא"ל הוא השתקפות שלך וצריך לכתוב אותו כמו מכתב יותר מאשר טקסט, תוך כדי לשמור על קיצור דעת", אומר סימינגטון. בדוק את האיות, הדקדוק והניקוד שלך. כל הכובעים מצביעים על כך שאתה צועק, וכל אותיות קטנות מרמזות שאתה מתעצל. יותר מדי גופנים, צבעים ופרצופי סמיילי יכולים להיות מרגיזים, היא מוסיפה.
היו ידידותיים בלי לנסות להגזים בהומור. "טעות בצד הזהירות גם אם יש לך חוש הומור," אומר גוטסמן. הטון מתערבב לעתים קרובות מדי באימייל, ואתה לא רוצה לצאת כלא מקצועי כי מישהו לא מבין את הבדיחה שלך.
זה דבר אחד אם אתם אוכלים ארוחה מזדמנת עם אחר משמעותי (והערב בערב הוא מחר), אך אל תבדקו אימיילים במסיבת ארוחת ערב, אומר פוסט. באשר לפגישות במשרד, זה תלוי. אם עמיתים מביאים טלפונים או מחשבים ניידים לחדרי ישיבות כדי לגשת לדוא"ל במהלך פגישות, כנראה שזה בסדר. "היו מודעים לכך שלתרבויות של חברות יש מדיניות שונה סביב הדוא"ל," היא אומרת. "דע את אופי הדואר האלקטרוני בעבודה שלך כדי להיות מתאים."