כיצד לאחסן ולארגן מסמכים חשובים בבית

אפילו ארון התיוק הכי מבולבל והכי עמוק ביותר של מסמכים אישיים יכול להיאבק להגשה - אתה רק צריך קצת זמן, סבלנות ואסטרטגיית אחסון נייר מוצקה. בין אם אתה טרי מבית הספר ו- מבוגרים בפעם הראשונה, או לגור בכוס ילדים, לכל אחד מהם סט מסמכים אישי משלהם, אתה זקוק ל מערכת אחסון נייר לכל החיים שיכולה לעזור לך למיין הכל, החל מתביעות ביטוח ועד כרטיס אשראי הצהרות. כך תוכלו להפוך את איתור והגשת המסמכים החשובים לקלים ככל האפשר בבית.

קשורים:כיצד להחליף (ולאחסן) מסמכים חשובים

1. מסדרים ערימות

התחל במיון הניירת לקטגוריות (משק בית, בית ספר, חיות מחמד). גרוס מסמכים מיושנים או שאינם נחוצים המכילים מידע אישי, כמו שמך, כתובת, ובעיקר ביטוח לאומי או מספר כרטיס אשראי. ניתן למחזר מסמכים פחות רגישים.

2. מיין בקלות

צור תוויות עם קטגוריות של תמונות גדולות המפורטות ראשונות, ואחריהן תיאורים צרים יותר ("רפואי: ג'ולי" או "מיסים: 2017"). השתמש בתיקיות מנילה עם כל הלשוניות מימין או שמאל - הן מהירות יותר לדפדפנות מאשר לשוניות של מיקומי מבחר - ואלף-בית.

3. גודל בהתאם

קבע כמה שטח אחסון אתה זקוק. אם אתה מתחזק את רוב הקבצים שלך באופן דיגיטלי, למשל, אל תשתמש בארון תיוק גדול. זה בזבוז מקום, ואתה עשוי להתפתות למלא אותו בקבצים שאינך זקוק להם או פריטים שאינם שייכים בארון תיוק. במקום זאת, בחרו בתיבת קבצים בשולחן העבודה.

4. שקול תדירות

כתמי אחסון לא מדויקים (חשבו על מדפים גבוהים בארונות פחות שימוש) הם מקומות מושלמים לארכיון קבצים כמו החזרי מס והצהרות בנק. הזמן מקומות גישה נוחה עבור פריטים שאתה זקוק להם באופן קבוע יותר, כמו טפסים ומתכונים לבית הספר.

5. צור כרית נחיתה

הגדר אזור ירידה יומי באזור תנועה גבוהה, כמו המטבח, לדואר נכנס וניירת. ייעוד נקודה יחידה ימנע מהצטברות כלונסאות ברחבי הבית. סל תיבת דואר נכנס או רכוב על הקיר ישמר מקום ויהיה ברור מאליו כאשר פריטים גלים וצריך לטפל בהם. סנן דואר זבל ונייר מילוי לפני שתוסיף משהו לאזור הטיפה. פנה לפריטים שנוחתים כאן לפחות פעמיים בשבוע, ואז הגש אותם או מחזר אותם.

6. שמור על זה מסודר

עשה טאטא גדול מהקבצים שגישה באופן קבוע כל שלושה עד שישה חודשים. ארכיב או גרוס מסמכים שאינם רלוונטיים עוד. יש לשמור על החזרי מסים ומסמכים הנוגעים לתיקוני משק הבית למשך שלוש שנים לפחות.

בונוס: הולך ללא נייר

ארגון מסמכים באופן דיגיטלי מציב כמובן פחות אתגרי שטח, וכלי החיפוש של המחשב יכול לעזור לך למצוא בדיוק את מה שאתה מחפש. עקוב אחר אותן הנחיות לגבי תוויות דיגיטליות כמו לגבי תוויות פיזיות. גבה קבצים בכונן קשיח חיצוני, או השתמש בשירות אחסון בענן, כמו Google Drive. ה ניתן לסרוק Evernote אפליקציה (בחינם; iOS) עוזר לך להמיר במהירות קבצי נייר לקבצים דיגיטליים.

המומחים שלנו

• אנה באואר,אגודל מארגן בית
• ג'יימי הורד, מייסד יותר ויותר ארגון מקצועי
• קליאה שירר ו ג'ואנה טפלין, מייסדי עריכת הבית
• ונדי זילברשטיין, מייסד המארגן האסתטי