ארגן את חיי העבודה שלך בחמישה שלבים פשוטים
הערך את הדוא"ל שאתה מקבל בכל יום. מקבלים עלוני מידע או עדכונים שאינם משרתים אותך? לבטל את הרישום, אומר יועץ הפריון קרסון טייט, מייסד חברת הייעוץ לפריון עובד פשוט. אם אימייל ייקח פחות מכמה דקות להתמודד איתם, עשה זאת מייד, גם אם זה אומר למחוק אותו או לארכוב אותו. אם התגובה צריכה להיות מעורבת יותר, נסה לשנות את שורת הנושא לפריט פעולה. "נניח שקיבלתי דוא"ל על עדכון מצגת PowerPoint. זה שלב הפעולה שלי שאני מקליד בשורת הנושא כדי שלא אצטרך לקרוא מחדש את הדוא"ל, "אומר טייט. האם שרת הדואר האלקטרוני שלך יכול להפוך אוטומטית לדברים מסוימים שאתה עושה לעתים קרובות? הפוך תגובות נפוצות לחתימות, או נסה להגיש הגשה אוטומטית: "אתה יכול לכתוב כלל ב- Outlook באופן אוטומטי העבר הודעות מדוחות ישירים לתיקיית הקבצים שלהם, "אומר טייט," וזה נהדר למציאת דברים יותר מאוחר."
שים את כל מה שאתה עושה בלוח שנה דיגיטלי - כלול פגישות כן, אך חסום גם זמן לאכילת ארוחת צהריים. "לוח שנה הוא ביטוי חזותי של זמנך, ועליך להשתמש בו כתכנית ליום שלך, ולא כמקום שאחרים יוכלו לתכנן לך את היום שלך," אומר ג'ון זרצקי, חברו של הפוך זמן: כיצד להתמקד במה שחשוב כל יום
($19; amazon.com). Rasmussen אוהב Acuity Scheduling, פלטפורמה המאפשרת לך לבדוק את הזמינות שלך עם לקוחות ועמיתים לעבודה. לוח שנה מסודר יכול להראות עד כמה טוב (או לא טוב) אתה מנהל את זמנך, מציין זרצקי. "כששבועות מרגישים ממש משוגעים, אני אביט לאחור. קצת השתקפות עוזרת לי לתכנן טוב יותר בעתיד. "מטרתו לצמצם את הניירות הרופפים בשולחן העבודה, אומר רסמוסן. (כדי לחתוך את העומס עוד יותר, סרוק את המסמכים שאתה רוצה לשמור וצור את גוגל דרייב תיקיית הקבצים כך שתוכלו לגשת אליהם בכל מקום.) מיין מסמכים לקטגוריות על סמך האם עליכם לקרוא אותם, להגיש אותם, לשלוח לעצמכם סידורים, להתקשר למישהו או להיכנס לרשת כדי לעקוב אחריהם למעלה. מרגישים המומים מכל העיתון? בחר רק אזור אחד משטח העבודה שלך - זה יכול להיות קטן כמו מגירה אחת או גדול כמו כל שולחן העבודה שלך - ונקה את כל מה שאתה יודע שאתה לא צריך. חזור על אזורים נוספים עד שתכסת את כל המשרד שלך.
לווה את המבנה הארגוני שיש לסמארטפונים. ניתן לקבץ אפליקציות דומות (חשבו שאפליקציות בריאות או אפליקציות לקניות) בתיקיות. טייט מציע להשתמש בזה כעיקרון מנחה לארגון קבצי המחשב שלך. הוספת תאריכים לשמות התיקיות יכולה גם להועיל; זה זמן טוב לבדוק את ההנחיות לשמירת רשומות דיגיטליות של החברה שלך ולברר כמה זמן אתה צריך לאחסן מסמכים ומה אתה יכול לאשפה. לגבי המסמכים שאתה שומר, "חשוב איך ומתי אתה מאחזר אותם", אומר טייט. צריך להיות קל לגישה לקבצים בהם אתה משתמש לעתים קרובות. "לשמות קבצים למערכת האחזור שלך, התבונן במסמך ושאל את עצמך 'מה הדבר הראשון אני חושב על כשאני מסתכל על המסמך הזה? 'מה שעולה בראש בראשך שם הקובץ שלך,' היא אומר.
לורן מקגודווין, מייסד ומנכ"ל חברת קריירה קונטסה, אתר קריירה לנשים, מציע לרשום משימות למחרת לפני שאתה יוצא מהמשרד בכל לילה. "אני מנסה להכניס את המשימות שלי לרמות עדיפות. אני מחלק אותם ל'עדיפות גבוהה ',' ניצחונות קלים 'ו'אני יכול לחכות למחרת', "היא אומרת. פעולה זו עוזרת לה לכלול מטלות אישיות, כמו פעילות גופנית, מכיוון שהיא יכולה לראות מתי יהיו לה כיסים של זמן. האם להפוך את הרשימה לדיגיטלית או אנלוגית תלוי בך. כמה מחקרים מראים שכתיבת מטלה יכולה לגרום לך סיכוי גבוה יותר להשיג אותה. טייט אומרת שהיא מעדיפה רשימות דיגיטליות מכיוון שזה יכול להיות קשה להמשיג פרויקטים עתידיים אם אין לך מרחב פיזי עבורם במתכנן הנייר שלך; אתה יכול בקלות לעקוב אחר החודשים והשנים הבאים בעתיד דיגיטלי.