איך להיות פרודוקטיביים: הטיפים הטובים ביותר שלנו אי פעם להיות פרודוקטיביים יותר בחיים ובעבודה

הכינו רשימת חובה, לא רשימת מטלות, של שלושה דברים שעליכם לעשות. היה מציאותי לגבי מה שאתה יכול להשיג. "הגבלת המטרות שלך מרחיקה את הצורך ושומרת אותך מרוכז", אומרת שרה נייט, מחברת הספר קבל את השיחה שלך יחד.יש גם כוח סודי במספר שלוש, אומר כריס ביילי, מחבר הספר פרויקט הפריון: "שלושת החזירים הקטנים, שלוש מדליות אולימפיות, שלושה חלקים של סיפור - המוח שלנו מחווט לחשוב בשלשות." כשתמשיך אחר מה שהתכוונת לעשות, תסיים את היום בהרגשה גדולה ומוטיבציה מָחָר. ואם תסיים מוקדם מספיק, תוכל להתחיל בביצוע המשימות של מחר או לבלות קצת זמן בחוץ.

הפיתוי של בדיקת המדיה החברתית יכול להגיע לשיא בקיץ (או בזמן שאתה עובד מרחוק), מתי מחצית המשרד שלך נמצא בחופשה או בשעות הגמשה, והאנרגיה שלך (והמוטיבציה) טובלות באופן טבעי, אומר ביילי. "בכל פעם שאנחנו מקפצים באפליקציות, המוח שלנו משחרר מכה של דופמין, מה שהופך את הטלפון שלנו למפתה יותר מהעבודה שלנו בפועל", הוא אומר. אל תילחם בזה; במקום זאת, בדוק את המדיה החברתית בכוונה. בצע טאטא הזנה כדי לראות מה קורה ואז הכנס את הטלפון למצב טיסה לשעה הבאה. כשאתה נלחם באמצעות הסחת דעת ומבצע משימות, גמל את עצמך במעט זמן להירגע.

בין אם זה אומר להתקשר ללקוח מגעיל או להבין הגיוני לנקודות נתונים שונות מאוד, אנשים יעילים נותנים עדיפות למטלה הקשה ביותר שלהם. גמר תחילה את הפריט המאתגר והחשוב ביותר ברשימת המטלות (אסטרטגיה המומלצת על ידי בריאן טרייסי בספרו הנמכר ביותר תאכל את הצפרדע ההיא!) משחרר אנרגיה נפשית שאחרת הייתה נעקעת בדאגה לגביה. וזה גורם לשאר היום להיראות לניהול בהשוואה.

"אם לא תקבל מספיק חשיפה לאור טבעי, אתה יכול לחוש בפיגור סילוני", אומר כריסטופר מיק, פרופסור חבר לאדריכלות במעבדת העיצוב המשולב של אוניברסיטת וושינגטון. "זה קורה מכיוון שהמקצבים היומיים שלך - כולל האופן שבו גופך מגיב לשינויים ברמת האור בין יום ללילה - מופרעים. נסו לצאת החוצה בבוקר, כשגופכם חושק בבהירות, ואז עמדו ליד חלון כמה פעמים ביום כאשר אתם חשים את עצמכם מאטים. השגת מספיק אור שמש יכולה לעורר את השעון הפנימי שלך ולספק לך את האנרגיה שאתה צריך. "

זה טבעי לאזור מהעבודה, אך דחיינות חסרת מחשבה מפחיתה את התפוקה. כדי להבין מתי הסחבת מכה, נייט ממליץ לפתוח יומן זמן. כמו ביומן אוכל (זוכר כאלה?), אתה כותב כיצד בילית כל דקה ביום שלך כדי לראות מתי הסחת הדעת מתגנבת (למשל, אתה חוקר מתכונים לארוחת ערב בשעה 15:00). אל תתעלם מזה - תכנן את זה. התאם את לוח הזמנים שלך למועד שאתה הכי מרוכז (וכשאתה לא) על ידי קביעת תקופות חסד לזמן חופשי חופשי.

"חברת טק שעבדתי איתה גילתה שעובדיה הפכו פרודוקטיביים יותר לאחר שהמפקח החל להעניק שבח אחד ביום", אומר מישל גילאן, מייסדת המכון למחקר חיובי יישומי, שעובדת עם עסקים ובתי ספר להגברת הפריון אושר. "זה לא שכל אדם קיבל מחמאה. כל מה שנדרש היה הערה מחמיאה אחת כדי לגרום לכולם, כולל המנהל, להרגיש חיוביים יותר. למה? בין אם תחייך בעצמך ובין אם תראה מישהו אחר מחייך, הבעת הפנים השמחה יכולה לגרום למוח שלך להשתחרר דופמין - חומר כימי שעוזר לשלוט על מרכזי התגמול של גופך ובתורו לבעוט את הפרודוקטיביות שלך לגבוהים גלגל שיניים."

אנשים מחזירים מלהיות ערניים לעייפות אחת ל -90 דקות, לדברי טוני שוורץ, מחבר ומייסד פרויקט האנרגיה. שוורץ עצמו נהג להכניס מרתון 10 שעות בכתיבת ספריו. אך ללמוד לנהל את האנרגיה שלו בצורה יעילה יותר - כעת הוא כותב בשלושה מרווחים ממוקדים של 90 דקות, עם הפסקות בין פעילות גופנית לחיברות - הכפיל את התפוקה שלו, הוא אומר. השלמת כתב היד נהגה לקחת אותו שנה, אך כעת הוא יכול לפוצץ ספר -הדרך בה אנו עובדים לא עובדת הוא האחרון שלו ניו יורק טיימס רב מכר - תוך שישה חודשים בלבד.

נסה להכין את פעילות הבוקר המועדפת עליך - לגימת תה, להסתובב בבלוק - טקס מנקה את המוח לפני העבודה. להקדיש כמה דקות למנוחה ולמרכז יכול לעזור למחוק ואף למנוע טפטוף נפשי, על פי פול סילברמן, מאמן בכיר של חברות פורצ'ן 500, הנשען על הכשרתו בתחום הזן בודהיזם כדי ללמד לקוחות כיצד לפתח תשומת לב חד פעמית: " המטרה היא להעמיק את הנשימה, לגרום לך להיות אנרגטי ולעזור לך להיכנס לרגע, מרוכז ומרוכז לחלוטין - מיומנות שאנשים רבים יוצאי דופן יש. ”

אתה יודע ששתיית מים ופעילות גופנית טובים לגופך, אך הם עשויים גם להגביר את כוח המוח. מחקר שצוטט ב כתב העת לזרימת דם מוחית ומטבוליזם מרמז כי אפילו התייבשות קלה יכולה להשפיע על קוגניציה, עירנות וריכוז. מחקרים מראים גם שפרצי התעמלות קטנים - למשל, 10 עד 20 דקות - יכולים לגרום לך להרגיש חדה יותר. "הליכה מהירה משפרת את הזיכרון ומגבירה את היכולת לייצר רעיונות וליצור קשרים טובים יותר", אומר בוני סנט ג'ון, מחבר שותף של מיקרו-חוסן: משמרות קלות לתנועות גדולות במיקוד, כונן ואנרגיה.

"אם אתה צריך להתקדם הרבה בפרויקט, אתה עלול להתפתות לעבוד עליו ללא הפסקה", אומר ג'ונתן סקולר, פרופסור בחוג למדעי הפסיכולוגיה והמוח באוניברסיטת קליפורניה בסנטה ברברה. "אל תעשה. אף אחד לא יכול להתמקד במשימה אחת אחת כל הזמן. ודא שאתה מפר את היום שלך ואת דפוסי החשיבה שלך על ידי פעילות שגרתית בפעילות שחוזרת על עצמה ולא מחייבת אינטלקטואלית, כמו שאיבת אבק או גינון. כשנפשך נודדת, יצירתיות יכולה לזרום, ומאפשרת לך לסנתז מידע בצורה ייחודית. ואז כשאתה נשען לעבודה שלך, יהיו לך רעיונות חדשים ותוכל לעשות יותר. "

יותר משליש מהאמריקאים אינם ישנים, על פי נתוני מרכזים לבקרת מחלות. "לא משנה כמה אתה מצפוני, שינה לא מספקת ריכוז, מיקוד ואנרגיה," אומר סילברמן. "יש לזה השפעה רבה על כל היבט בחיים שלך. אם אתה קם בשבע, אתה צריך לישון בגיל 11. זו לא מתמטיקה מתקדמת. " ומכיוון שקוראים אלקטרוניים ומחשבים מפריעים ליכולתנו לישון, מומחים ממליצים לדבוק בספרי נייר ממש לפני השינה.

אולי פשוט לא בא לך לעבוד, או שאתה מתמרמר מכך שאתה לא בחופשה - או בשום מקום אחר. זה בסדר, אומרת סו רסמוסן, מחברת הספר השולחן שלי משגע אותי. להחזיק ברגשות האלה כדי שהם לא יכלו אותך. "רוב האנשים מתעלמים ממה שהם מרגישים וחושבים שאם הם יירכשו ושרירים במהלך יום העבודה, הם יהיו בסדר", היא אומרת. "אבל אם תודה איך אתה מרגיש, תעבור את זה מהר יותר." סנט ג'ון ממליץ לך לנסות להפוך את מחשבותיך משליליות לחיוביות. לדוגמא, אם אתה רוצה שתהיה מקום אחר, אמור, "אני כל כך שמח שאני ממש עובד על הפרויקט הזה." גם אם אתה לא מתכוון לזה, אומר סנט ג'ון. "על ידי אמירתו בקול רם, זה מעביר את האנרגיה שלך, מעביר מתג במוחך ומתעתע בך לדחוף את רגשותיך לכיוון חדש."

שיש לך משהו קטן לצפות לו - אולי סוף שבוע לבנות או יום חופש לעצמך - יכול להגביר את האושר שלך כרגע, אומר נייט. "הגדרת מטרה, גם אם זה רק להגיע לחוף הים ביום שישי, יכולה להביא לך שקט בכל השבועות והימים שקדמו לטיול ההוא", היא אומרת. שמור על הכוונת שלך למטרה זו.

"הרבה אנשים לא חושבים שיש להם זמן להתאים פעילות גופנית בלוחות הזמנים העמוסים שלהם", אומר טד קנדי, מייסד מנכ"ל אתגרים, המארגן תחרויות ספורט למנכ"לים ובעלי עסקים, ומייסד חברת איירונמן צפון אמריקה. "אבל גיליתי שהעיסוק בפעילויות סיבולת, כמו טיול אופניים ארוך או טריאתלון, הופך אותי לממושמעת וחרוצה יותר. אם אני הולך כמה ימים בלי לעשות את הדברים האלה, התפוקה שלי יורדת. האנרגיה שלי פוחתת, המיקוד שלי מתנדנד, ואני לא יכול לקבל החלטות באותה קלות. אז אני מעודד אנשים - גם כאלה שאינם חושבים על עצמם כספורטאים - להתחייב לאירוע פיזי, כמו למשל הליכה או 5K קהילתית. ברגע שזה מתוזמן, תפנה את הזמן להתאמן ולהבין שאתה יכול להשיג יותר ביום ממה שחשבת. "

אל תחכה עד יום שני בבוקר כדי להתחיל לחשוב על לוח הזמנים שלך, אומרת ג'ולי מורגנשטרן, מומחית לניהול זמן והמחברת של לעולם אל תבדוק דואר אלקטרוני בבוקר. התחל לתזמן שבועיים לפני כן, במיוחד לשבועות והימים שקדמו לחופשה, חופשה או קיץ. זהה מה בדיוק תוכל להשיג ומתי תתמודד עם כל משימה. הזמינו את החלק המוקדם של השבוע, כאשר קולגות נוספים נמצאים בסביבה, עם פגישות ושיחות. השאירו את הימים האחרונים (השקטים לעיתים קרובות) לפני סוף השבוע, סוף שבוע ארוך או שבוע חופשה לעבודה בודדת, כמו דוחות הוצאות. רשמו מחסומים פוטנציאליים כדי שתוכלו לתמרן סביבם.

לגרש הפרעות מעמיתים לעבודה שנכנסים לפטפטים (או אפילו אנשים הזקוקים לך מסיבות חוקיות). מורגנשטרן מציע קו יציאה זה: "אני רוצה לתת לך את תשומת ליבי הבלתי מחולקת אבל לא יכול לתת לך את זה עכשיו." ואז מציעים זמן ותאריך להיפגש - בעתיד. יעיל גם, אומרת שרי מקגווייר, מומחית לניהול זמן ומחברת קח את הזמן שלך בחזרה: לקום ליד שולחנך, שבשתיקה "מתקשר לדחיפות לעטוף את הדברים." אבל אל תדלג על ארוחת צהריים או הפסקות, אומר מורגנשטרן: "בסופו של דבר תעבוד קשה יותר ויותר אבל לא באותה יעילות."

הקציב שני נתחים של 45 דקות ביום להעברת הודעות אצווה. הבדיקה המתמדת בדוא"ל וברשתות החברתיות "היא האויב מספר אחת של הפרודוקטיביות", אומר מורגנשטרן. זו לא חדשות עבורנו, אבל אוי, איזה הרגל קשה לשבור.

"אני נוטה להימנע מפרויקטים שנראים גדולים מדי, אז כדי להיות פרודוקטיביים, אני צריך לקצץ משימות מוחצות לגודל", אומרת קייט ווייט, עורכת ראשית לשעבר של קוסמופוליטי כתב העת ומחברם של ספרים רבים, כולל אני לא צריך לומר לך את זה."אני עושה זאת בעבודה במרווחים קטנים. כשהתחלתי לכתוב רומנים בפעם הראשונה בניהול מגזין, אמרתי לעצמי שאכתוב רק 15 דקות ביום. ידעתי שעבודה לזמן קצר היא מטרה ברת השגה, והצלחתי לכתוב 10 ספרים בדיוק בצורה כזו. "

התחל בקביעת הצהרת משימה ברורה והקצאת יעדי פרויקט מצטברים כדי לשמור על כולם במסלול. אנשים שמקדישים זמן להתמקד בתוכניות פרוייקט עוד לפני שהפרויקט מתחיל, על פי סילברמן, הרבה פחות נוטים למצוא את עצמם אבודים בעשבים שוטים, תוהים כיצד להמשיך - ו מתמהמה. "קח זמן רב ככל שאתה זקוק לעבודה עם עמיתים בכדי להשיג הסכמה ולהגדיר, עד קו גביש אחד, את מה שאתה מנסה להשיג", הוא אומר. קביעת מדדי מידה מדידים מסייעת גם לכולם להישאר ממוקדים בחלקי הפרויקט שהם אחראים עליהם. לבסוף, עם הצהרת משימה ברורה, תוכלו לדעת מתי סוף סוף הפרויקט עומד במטרתו וכולם יכולים לקרוא לזה יום.

בהתאם קייזן, העיקרון היפני של שיפור מתמיד, לאנשים יצרניים יש כישרון לנתח מה השתבש באב טיפוס פלופ, או בשיחה חטופה עם עמית. אבל במקום לשטוף את הבעיה בלי סוף, הם פשוט נשבעים "לעסוק טוב יותר כבן אנוש, או איכשהו לשנות את הדברים בפעם הבאה", אומר סילברמן. "יש להם את היכולת לבצע שיפורים מצטברים בביצועים שלהם ולשאול את עצמם, 'אוקי, מה אני יכול ללמוד מכך? מה אוכל לעשות טוב יותר? '"

דיווח מלואיזה קמפס, קתלין מאריי האריס, ברנדי ברוקסון, וג'ני דוריס