כיצד לכתוב מיילים יעילים בעבודה

אם אי פעם קיבלת דוא"ל מעמית עם הנחיות מילוליות מדי, בקשות מבולבלות או דרך יותר מדי נמענים מיותרים כלולים, ידוע לך על החשיבות של תקשורת דוא"ל אפקטיבית בעבודה. אימיילים שנשלחים ללא ארגון או מחשבה יכולים למעשה להפריע לזרימת עבודה, לרוב לעצבן אנשים ולגרום לתקשורת שגויה נמנעת אחרת.

אז כיצד ניתן ליצור דוא"ל ברור ויעיל שיוצר את האיזון הנכון בין מפורט לתמצית; כזה שמגיע לכל הנושאים הנכונים לכל האנשים הנכונים המעורבים? ראשית עליך לדעת מתי יש לשלוח משהו באמצעות דואר אלקטרוני - בניגוד להודעה ישירה, מפגש אישי, או שיחת טלפון. אימיילים אידיאליים לשליחת רשימות ארוכות יותר של הוראות, בדיקת פרויקט או שיתוף קבצים. תקשורת בדוא"ל תבטיח גם תיעוד כתוב של כל השיחות החשובות שתצטרך להתייחס אליהן בהמשך. להלן שישה דברים שכל סופרי הדוא"ל האפקטיביים עושים לפני שהם מכים "שלח".

1. הגדל את שורת הנושא

ראשית, ראשית, תרצה להתאים את שורת הנושא להודעה ו / או לתגובתך. האם אתה כותב למישהו ששלח לך דוא"ל בשבוע שעבר? אל תעביר הודעה ישנה ולא קשורה והכה ב"תשובה "- זה שהנמען שלך שכח בדיוק את מה שכתבו לך לפני שבוע. עזור לכוון אותם ולחבר תשובה עם שורת נושא חדשה המשקפת את הנושא החדש או את תגובתך להודעה שלהם (נניח, "רקע מידע על הלקוח החדש ביותר שלנו, ג'יין דו "או" הוראות לבית החדש שלנו בקליבלנד "), אומר פגי דאנקן, מומחה לפרודוקטיביות אישית בתחום אטלנטה. סביר להניח שתבלבל את הנמען, והקל יותר יהיה למצוא את ההודעה שלך בהמשך.

שנית, היו ספציפיים. לדוגמה, הנה שורת נושא גרועה / מעורפלת: "ישיבת צוות." עכשיו, הנה אחת יותר טובה: "בבקשה הביא את הקובץ המצורף ל2 בערב. ישיבת צוות. "כשאתה כולל פרטים כמו פעולה הנחוצה או הפרטים היכן ומתי אתה עוזר למקבל מיד לאמוד את חשיבות ההודעה שלך, אומר מרשה איגן, סופר של גמילה מתיבת הדואר הנכנס וההרגל של מצוינות בדואר אלקטרוני ($20; amazon.com). זה גם יעזור להם לזכור להשלים את המשימה הנדרשת.

לא בטוחים מה הנושא צריך להיות? חשוב על מילות המפתח בהן היית משתמש אם היית צריך למצוא את הדוא"ל מאוחר יותר, אומר ניק מורגן, מחבר הספר אתה יכול לשמוע אותי? כיצד ליצור קשר עם אנשים בעולם וירטואלי ($11; amazon.com).

2. ספק הוראות מפורטות

בהירות הוראות כתובות יכולה לגרום או לשבור את האפקטיביות של אימייל לעבודה. אם אתה מקצה משימות בהתאמה לקבוצה של אנשים, פירוק אותם לפי אדם והשתמש בנקודות תבליטים כדי לעזור לכולם לדעת בדיוק עם מה אתה זקוק לעזרה מכל אחד מהם, במיוחד.

3. בחר את המקבלים בזהירות

כתוב את הדוא"ל לפני הוספת הנמענים, אומר ונסה ואן אדוארדס, מחברת הספר כובש את מדע ההצלחה עם אנשים ($12; amazon.com). זה לא רק ימנע את ההפעלה בשוגג האיום, אלא גם מאפשר להוסיף נמענים על סמך תוכן הדוא"ל. רוצה להימנע מאותן שרשראות דוא"ל מרובות פרסים? אם אתה זקוק למספר אנשים כדי להגיב על משהו, כגון מסמך, שקול ליצור ניתן לשיתוף קובץ (כמו Google Doc), בו כל אחד יכול להציע שינויים במרחב אחד מבלי לשלוח אלף מיילים.

קשורים:כל מה שצריך (ואסור) לכלול בהודעת דוא"ל לא מחוץ למשרד

4. שפת ניקוז חתוכה

שולחים דוא"ל לגבי סנאפו שצריך לתקן? במקום להתעלל מהפואטיות מהי גרירה זו או באשמתה, התמקד ב- נדרשת פעולה כדי לתקן בעיה. לדוגמה, במקום לומר "ללקוח יש בעיה במצגת שלנו, וזה יהיה קשה לתקן, "נסה," אשמח לעזרתך לתקן משהו שהלקוח העלה בשיחתנו. "זה יכין נותן משוב שלילי או לבקש משימות לא נעימות באמצעות דואר אלקטרוני יעילות יותר.

5. כלול הוראות תגובה

אפילו כאשר כתובת הדוא"ל שלך אינה דורשת תגובה ("אני אמור לקבוע תור לרופא לשעתיים הקרובות" או "אתה יכול להזין את דווח על מחר במקום היום "), אנשים רבים חשים מחויבים להכיר בכך ב" OK" או "תודה." תן לאנשים האלה קל בחוץ. "אם אינך רוצה לשמוע, כלול 'אין צורך בתשובה' בסוף ההודעה שלך," אומר דאנקן. "זה חוסך זמן בשני הקצוות ומונע מאימיילים חסרי תועלת מלהעמיס בתיבות." בנוסף, אל תהסס לכתוב "תודה מראש" כשאתה שואל מישהו. זה יעצור אותך מלהרגיש פיתוי לשלוח "תודה" בשורה אחת כאשר האדם כותב בחזרה.

6. אל תהיה אישי מדי

"מיילים מיועדים לעובדות ולא לרגשות", אומר איגן. בגלל היעדר ניפוי הקול ושפת הגוף בהתכתבות דיגיטלית, ודאי רגשות - איך אתה מרגיש כלפי עמית לעבודה, מה חשבת על מסיבת שכנתך - יכולים להיות בקלות לא פירש. אם אתה רוצה להעלות נושא רגיש (או פחות חיובי), התקשר אליהם במקום זאת.

קשורים:7 הדיברות על תוויות הדואר האלקטרוני שכולם צריכים לבצע

• מאת קיילין האריס

• מאת אנדר חנטים

• מאת מגי סיבר