ניהול תשומת לב: מיומנות פרודוקטיביות שאתה צריך כדי להשתלט על רשימת המטלות שלך

יש סיבה לכך שניהול זמן הפך עבור אנשים רבים בלתי ניתנים להשגה ובלתי מספקים לפרודוקטיביות. אולי אתה מחשיב כישורי ניהול זמן ירודים כמחסור הגרוע ביותר שלך, משהו שמאריך אותך בבית ובעבודה. אך מדוע יש לצפות שמישהו יוכל "לנהל" זמן? הזמן הוא מבנה בלתי מוגדר, אוטונומי, ולכן אינו מטבע הדברים ניתן לניהול.

כמה פעמים אמרת לעצמך שאתה הולך עשה את הדבר הזה בשעה 14:00 אתה מתחיל לעשות את הדבר הזה בשתיים, אבל דוא"ל דחוף יותר מגיע דרך -דינג! ואתה צריך לענות עליה. ואז אתה מהופנט על ידי שלך תיבת הדואר הנכנס מלאה בהודעות דוא"ל אחרות; יכול באותה מידה לענות על אלה תוך כדי החלון. דוא"ל אחד מקשר למאמר שמזכיר לך מאמר אחר שחבר שלך שלח לך יום לפני ששכחת לקרוא. אתה מתחיל לקרוא ולהבין שזה כבר 2:28, והקצבת רק שעה אחת לעשות את הדבר הראשון הזה. (קבע את החרדה והגנאי העצמי.)

אתה לא יכול להחזיר את השעון לשעה 14:00 - או להשהות את הזמן בזמן שאתה ממלא את 28 הדקות שאבדו מהעבודה. מה אתה פחית עשה זאת במקום זאת, הוא לשנות את האופן שבו אתה חושב שיש להשיג את הפרודוקטיביות. במקום לנסות (ולא להיכשל) בקצב הזמן, שלט בך תשומת הלב- היכולת לבחור מתי ועל מה אתם מתרכזים (או לא).

"כל עוד אנו מבטאים את דרכנו לפרודוקטיביות מבחינת ניהול זמן, אנו תמיד עומדים מאחורי הכדור שמונה", אומר מאורה תומאס, מומחה לפריון וכותב ניהול תשומת לב.

לדברי תומאס, יש שתי סיבות עיקריות לכך שניהול זמן, כמושג, אינו מתאים להרבה אנשים. "האחד, כשאנחנו אומרים ניהול זמן, זה נותן לנו את האשליה שלמעשה יש לנו שליטה על הזמן, כשלמעשה אין לנו כאלה - צעדות זמן לא משנה מה תעשה", היא מסבירה.

שתיים, כאשר רוב האנשים חושבים לנהל את זמנם, האינסטינקט הראשון שלהם הוא לקבוע פגישה עם עצמם (בשעה 9 בערב, אני הולך לסיים את הניתוח הרבעוני שלי; בשעה 10:30, אני אתחיל לענות על אימיילים). הנושא, כפי שציין תומאס, הוא שהקל - הקל ביותר - לקבוע פגישה עם עצמך. מי עומד לעצור אותך?

זמן עדיין נחוץ וחשוב, אך הוא לא אמור להיות הדבר היחיד אליו אתה משרשר את תחושת הפרודוקטיביות האישית שלך. תומאס ממליץ להשתמש בלוח השנה רק לדברים שיש להם "קשר חזק עם הזמן". אלה הפגישות שלך עם אנשים אחרים, אירועים, מועדים לפרויקטים שיגיעו.

למשימות אחרות שאין מבחינה טכנית מועד אחרון, שעבורן אינך אחראי למישהו אחר, יש קשר חלש יותר לזמן. עבור מקרים אלה, בטח, אתה יכול לתכנן לעבוד על משהו בשעה 15:00, אבל "אם אתה לא שולט גם בתשומת הלב שלך במהלך אותו זמן, זה לא משנה", אומר תומאס. "בכל פעם שחסימה זו מסתיימת, המשימה לא תיעשה אם אתה גם לא מנהל את תשומת הלב שלך."

"אם ניהול זמן פירושו לקבוע פגישות עם עצמך ביומן שלך, אנחנו נכשלים בזה ותמיד נכשלנו בזה", היא אומרת. "אבל הסיבה שאנו נכשלים בזה כעת היא מכיוון שיש לנו כל כך הרבה הסחות דעת." 

קשורים:הטיפים מהעבודה מהבית פשוט פשוט עורכים נשבעים

באמצעות המחקר, הכתיבה והתנסות בהוראת הפריון, תומאס הגיע להגדיר את ניהול הקשב כ"אסופת התנהגויות שנותנים לך את ההזדמנות לזהות היכן נמצא הראש שלך, ואת [היכולת] לעבור למצב המוח הרלוונטי יותר רגע. " 

ניהול תשומת הלב אינו מנותק לחלוטין מהמושג ניהול זמן או זמן, מכיוון שכולם קשורים זה בזה. (כפי שתומס מודה, "במובנים מסוימים אנו מדברים על סמנטיקה, אך המילים בהן אנו משתמשים חזקות.") 

אבל כמושג, מטרתו היא לשנות את ההבנה שלך ואת האסטרטגיה של, איך אתה מניע את עצמך: במקום להתמקד בניסיון לשלוט בזמן, דבר שאיש אינו יכול לשלוט בו, אתה יכול להתמקד בו תרגול שליטה בתשומת הלב שלך - דבר שניתן לעשות זאת מאוד (אם כי עם תרגול ו כוח רצון). במילים פשוטות, תומאס נחוש בדעתו להזכיר לאנשים שהם לא חסרי אונים ולסייע להם להחזיר את השליטה בימים עמוסים.

קשורים:עסוק? טכניקת פומודורו עושה פלאים לפרודוקטיביות - וכל מה שאתה צריך הוא טיימר למטבח

על מנת להבין את ניהול הקשב כשיטת פרודוקטיביות, עלינו להבין תחילה כיצד הקשב עצמו פועל, באופן נרחב ואישי. בואו נחזור לאותם "מצבי מוח" שתומאס הזכיר, או "ארבעת הרביעים" של תשומת הלב שאנו תופסים ונעבור ביניהם בכל נקודה נתונה ביום.

היא אומרת, "אם אנו מסווגים באופן רופף את מצבי המוח השונים שאנחנו יכולים להיות בהם - כמובן שיש מספר אינסופי - אבל רק בסלים כלליים הם: 1) מגיבים ומוסחים, 2) ממוקדים ומלאי תשומת לב, 3) חלומות בהקיץ או שיטוט נפשי, ו -4) זרימה. " 

זהו מרחב הראש בו רוב האנשים שוהים במהלך היום, בין אם אתה הורה להישאר בבית או יועץ ארגוני. במצב זה, ייתכן מנסה להתמקד, אך עדיין חסרה לך שליטה על הסביבה שלך ונשארת בחסדי הסחות דעת: התראות בדוא"ל, פינגים רפויים, הטלפון מצלצל, רוצה לקרוא מאמר מגניב, מישהו שקופץ ליד השולחן שלך כדי לשאול שאלה מהירה, להרגיש רעב לחטיף, או שילד קוטע משימה בזמן שאתה עובד בבית.

"אנחנו עוברים מדבר לדבר, יש לנו אנשים שעוברים לידם, הודעות דוא"ל נכנסות והטלפון מצלצל ואנחנו פשוט משימות ריבוי משימות - או ליתר דיוק, החלפת משימות - במהלך היום שלנו. יתכן שתתחיל בפרויקט מתוך כוונה לראות את זה, אך ריבוי הסחות דעת חיצוניות ופנימיות פיתויים להתמהמה להשאיר אתכם במצב תגובתי ומוסח, וזה, באופן לא מפתיע, לא ריבוע ניהול הקשב האידיאלי שיש בו לפריון מיטבי.

"הדלי השני הזה הוא סוג הקוטב ההפוך", אומר תומאס. ה מצב ממוקד וחושב היא כזו בה אתה מתרכז באופן פעיל. אתה עושה מאמץ למרכז את כל תשומת ליבך במשימה אחת (כתיבה ושליחת דוח אימייל ארוך) או אולי להקדיש זמן מסוים וריכוז לקבוצת משימות (לקחת את הזמן לשליחת מספר אימיילים שהיית בהם דוחה את).

כך או כך, אומר תומאס, ברבע הזה "אתה עושה צעדים כדי להבטיח שלא תפריע לך, אתה דוחף באופן פעיל מחשבות אחרות שמתגנבות פנימה, ואתה שומר על תשומת לבך למשך זמן רב בדרישה קוגניטיבית יותר משימה. " 

זהו מרחב הראש הברור ביותר שאפשר להשתמש בו בכדי להיות העצמי היצרני והיעיל ביותר שלך. [מחבר ופרופסור חבר למדעי המחשב באוניברסיטת ג'ורג'טאון] קאל ניופורט פופולרי המונח "עבודה עמוקה" לתאר את סוג העבודות שקורות במצב זה.

קשורים:3 טכניקות Mindfulness קלות שתוכלו להתגנב ליום עבודה עסוק

"זה המקום בו איננו מפנים באופן פעיל את תשומת ליבנו לשום מקום בפרט, אך אנו מתנגדים באופן פעיל להסחות דעת", מסביר תומאס. "אתה נותן למוח שלך לנדוד וצודק להיות, ואתה אומר בכוונה "לא" להוצאת הטלפון שלך לשליחת טקסט, להדלקת הטלוויזיה או אפילו להכנת פודקאסט. תומאס מתייחס לאלה כרגעים שקטים או רגעים "בין לבין", שבהם אתה מחכה לאוטובוס, בתור להזמין בבית קפה, או ללכת על פני חניון כדי להשיג את המכונית שלך.

זה אולי נראה לא מזיק, אפילו חכם - פרודוקטיבי! - כדי למלא את הרגעים הבין-רגעיים האלה בפעילות או בהסחת דעת (מדוע לא לדחות כמה הודעות דוא"ל בזמן שנסע במעלית?), ולעתים קרובות זה יכול להיות. אבל חשוב למצוא איזון, מכיוון שבמשך הכיסים הקטנים האלה של הנפש מסתובבים כל הדברים הטובים שקורים.

"המצב החולם בהקיץ הוא כאשר יש לנו תובנה, כשאנחנו מקבלים רעיונות, וכאשר היצירתיות שלנו באמת יוצאת", היא אומרת. "אינך יכול לפקד על עצמך לקבל תובנה, רעיון חדש או לפתור בעיה. זה רק ברגעים השקטים שבהם הדברים האלה יכולים לקרות. הגענו איכשהו להבנה שאם אנחנו לא עושים, עושים, עושים, אז אנחנו לא פרודוקטיביים. אבל באמת, ההפך הגמור הוא הנכון. "

ולבסוף, ישנה זרימה, המצב הפסיכולוגי הממוקד העמוק בו המוח שלך עובד אחרת מאשר בכל אחד משלושת הרביעים האחרים. תפיסה פסיכולוגית זו הוכרה ושמה לראשונה על ידי הפסיכולוג ההונגרי Mihály Csíkszentmihályi, והיא כוללת איבוד עצמי ללא מאמץ במשימתו. "מה זה אומר כשאתה נמצא בזרימה זה החלק במוח שלך שמזהה את עצמך בזמן שטח (יש לי רעב, קר לי, זה משעמם, מעניין אם מישהו אהב את הפוסט באינסטגרם שלי) נעלם ", תומאס אומר. "אתה שקוע במלואו במשימה; זו קליטה מוחלטת במה שאתה עושה. " 

במילים אחרות, אפילו בלי שתבינו את זה אתם באזור. המקום הנפשי המושלם לפרודוקטיביות, נכון? אבל יש תפיסה אחת: "אתה לא יכול לפקוד את עצמך לזרום," אומר תומאס, ומוסיף, עם זאת, כי "[תרנגול אתה נשאר במרחב הראש הממוקד והמודע למשך תקופה ממושכת, יתכן שתתמזל מזלך כדי להיכנס לזרם. "

"אלה ארבעת מצבי המוח אליהם אנו יכולים לגוש את פעילות המוח שלנו, וניהול קשב בסופו של דבר הוא היכולת להכיר באיזו אתה נמצא ואז לעבור במודע לזה שישרת אותך בצורה הטובה ביותר ברגע זה, "היא אומרת.

אם הצעד הראשון לקראת שליטה בניהול קשב הוא טיפוח המודעות למקום היכן שהמוח שלך נמצא ברגע נתון, השני הוא להכיר באיזה מצב מוחי הוא אידיאלי למשימה העומדת בפניך - ואז להעביר את עצמך במכוון למצב המוח כדי להשיג אותו בוצע.

זה הוגן לומר כי "ממוקד ומלא תשומת לב" - לא המצב ה"תגובה והסיחת הדעת "השכיחה יותר - הוא מקום נפשי אידיאלי להתגורר בו ביום עמוס. אבל איך תגיע לשם דבר ראשון בבוקר כשאתה ישנוני ומעורפל? או בסביבות הצהריים כשערימת המשימות בצלחתך מדהימה רשמית? או בסביבות השעה 15:00. כשאתה רעב, אתה עייף, ועמיתיך לעבודה (או משפחה) מפריעים? אתה לוקח בחזרה את השליטה.

"אנשים אומרים לי שהם צריכים לעשות את העבודה שלהם, אבל [הם לא יכולים בגלל] שאנשים ממשיכים להפריע להם. אנשים הם תמיד הולך להפריע לך, "מסביר תומאס. "הדרך היחידה שאתה יכול להפסיק להפריע היא להגיד לאנשים להפסיק להפריע לך לפרק זמן." 

כפי שטוען תומאס: תשומת לב היא התרופה להיסח הדעת. במקום לתת להסחות דעת לשלוט בכם, הכירו בסוכנות שלכם עליהם. "שתי הטכניקות הקריטיות ביותר לבקרת תשומת הלב שלך הן שליטה על הסביבה והטכנולוגיה שלך," היא אומרת. הנה איך.

אחת הדרכים לעשות זאת היא ליצור איתותים המתקשרים לאחרים שאתה מנסה להישאר ממוקדים. זה יכול להיות ממש פשוט אל תפריע לסימן; יכול להיות שזה גם לשים אוזניות; אם יש לך משרד או אזור עבודה נפרד, זה יכול להיות סוגר את הדלת; או שזה יכול להיות כל האמור לעיל, אם אתה צריך. "לא משנה מה האות, היה מפורש לגבי זה - אל תצפה שרק בגלל שיש לך אוזניות אצל אנשים, יידע שזה אומר שלא תפריע. אתה צריך לומר להם, "תומס מתעקש. "כאשר האות לא להפריע שלי עולה, פירוש הדבר שלא יפריע לי אלא אם כן זה באמת חירום. זו דוגמא לשליטה בסביבה שלך. ” 

זה לא מציאותי לצפות שסיכום "לא יטריד אותי" לכל היום, אבל תומאס ממליץ לסגור את עצמך להתמקד עמוק במשך 20 דקות בכל שעה, או למשך 90 דקות בערך פעמיים ביום. "התדירות והמשך תלוי בך, וזה תלוי באופי העבודה שלך או בכמה האנשים הסובבים אותך זקוקים לך," היא אומרת.

לאחר שיצרתם סביבה נטולת הסחה, הגיע הזמן לחסל את ההסחה האולטימטיבית: המכשיר שלכם. כל באנר של התראות, מספר, נקודה, פינג, DM, נועד לחטוף את תשומת ליבכם. הם גם עושים זאת טוב, אבל יש לך יותר שליטה ממה שאתה חושב.

"הצעד השני לשליטה בסביבתך ובתשומת הלב שלך הוא לסגור את הדוא"ל שלך או לעבור למצב לא מקוון או לא להפריע", מייעץ תומאס. כן, גם אם עצם המשימה שאתה עובד עליה היא דוא"ל.

"אם יש לי 50 [אימיילים] אני צריך לענות, הדרך היחידה שאעשה זאת היא אם אפסיק להיכנס להודעות חדשות," היא אומרת. "אחרת לא אגיע לחמישים הקיימים, כי אני אענה לראשון ואז יהיה אחד חדש (וחדש וחדש)." הפנה את תשומת ליבך למיילים חדשים בלבד לאחר הגבת להודעות הקיימות שיצאת לענות עליהן.

ואז הסתיר את הטלפון שלך - ו"כל דבר אחר שסביבך שזמזם או מעקץ או רוטט או שמסב אחרת את תשומת ליבך, "אומר תומאס. שימו אותו אל אל תפריע, בשקט ובפניו כלפי מטה - או אפילו יותר טוב, מחוץ לטווח ראייה איפשהו. "מחקרים מראים שרק נוכחות הטלפון שלנו מסיחה את דעתנו, גם אם זה במצב לא פעיל." (אל תיבהל, אתה יכול לבדוק את הטלפון והדוא"ל שלך, צ'אטים של גוגל וטוויטר שלך וכל דבר אחר כאשר תקופת המיקוד המיועדת שלך היא למעלה.)

אם אתה מישהו שאוהב רעש רקע, היזהר במה שתבחר להקשיב. אתה עשוי לחשוב על פודקאסט, המשרד הפעלות חוזרות, או מוזיקת ​​ראפ עוזרות לך להתמקד, אבל יכול להיות שזה הפוך.

"כולם שונים, אבל מחקרים מראים שבאופן כללי זה מסיח את הדעת. הדבר המסיח את דעתו ביותר עבור אנשים הוא קול הקולות של אנשים אחרים, "אומר תומאס. "אם אתה באמת רוצה רעש, עשה את זה לרעש: מוזיקה קלאסית, צלילי גלי אוקיינוס, ציוצים צרצרים או פיצוחי אש." 

קשורים:רעש לבן, רעש ורוד או רעש חום - איזה צבע מתאים לך?

כשאתה מחליט שהגיע הזמן לבצע משימה, וביטלת את ההפרעות האפשריות, בצע את המשימה הזו, "עד שהיא תסיים או עד שתגיע לנקודת העצירה שקבעת לפני שהתחלת. " זה המקום בו זמן ותשומת לב הולכים יד יד.

אם זו משימה אחת גדולה, חלק אותה לחלקים הניתנים להשגה, שהשלמתם הופכת לנקודות העצירה הייעודיות שלך. חדד לכל אחד בתשומת לבך המלאה עד שיסיימו. או קבע טיימר והחליט שאתה הולך להפנות את כל תשומת ליבך להשלמת מה שאתה יכול במסגרת הזמן ההיא.

שלב זה עוסק בתרגול ההרגלים לעיל על מנת להפוך את מיקוד תשומת הלב לטבע שני.

"אנשים שואלים אותי הרבה, 'האם אנחנו מכורים למכשירים שלנו?' אני לא פסיכולוג, אבל מה שאני יכול להגיד לך זה שהטכנולוגיה שלנו מעצבת הרגלים בכוונה," אומר תומאס. "כל האפליקציות בטלפונים שלנו... נועדו לגנוב את תשומת ליבנו." 

מעבר ממשימה למשימה או כניעה לפיתוי של ניקוי הודעה, בדיקת טקסט, הפעלת הטלוויזיה בגלל רעשי רקע - כולם הפכו לחלק ממארג החיים היומיומיים שלנו. אנו למעשה מאומנים להיות מוסחים בכל סיבוב. "התרגלנו להסחת דעת", מאמין תומאס.

על ידי הפחתת הסחות הקשב, "אתה מתרגל יותר לפרקי זמן ממושכים בלעדיהם [ואתה מתחיל לבנות את היכולת שלך להישאר ממוקד לאורך זמן", היא אומרת. "כשם שההסחה מצטמצמת בטווח הקשב שלך, השליטה על הסחות דעת אלו מעלה את טווח הקשב שלך. [בסופו של דבר], במקום לעבור כל כמה דקות, יש לך יותר יכולת לבחור מתי אתה עובר. "

"הכישלון שלנו להשיג את הדברים החשובים לנו ביותר - וכך אני מגדירה את הפרודוקטיביות - לא נובע מכך שאין לנו מספיק זמן ביום", מסכם תומאס. "אנו מתנהגים כאילו אנו חסרי אונים לחלוטין לכל הדברים הסובבים אותנו, כשלמעשה אנו לא. בעיניי זה המסר החשוב ביותר והמסר שאני הכי נלהב ממנו... אני באמת רוצה שאנשים יבינו שיש לך שליטה על תשומת הלב שלך. ובכן, אולי אינך עושה כרגע, אבל אתה יכול. "

קשורים:רוצה להפסיק להתמהמה? להלן 7 טריקים שונים לנסות עכשיו (לא מאוחר יותר)